Brugervejledning til e-arkiv
Du kan også downloade brugervejledningen til e-arkiv (PDF-fil).
Sådan åbner du e-arkiv
Du åbner e-arkiv ved at klikke på ikonet 'E-arkiv' i DataLøn internet. Feltet 'Arbejdsgivernummer' vil være forudfyldt med dit arbejdsgivernummer.
Vælg mellem flere arbejdsgivernumre
Hvis du har flere arbejdsgivernumre tilknyttet det chipkort, du benytter, vil du med pilen ud for hovedarbejdsgivernummeret kunne vælge imellem dem. Det er dog kun muligt, hvis hovedarbejdsgivernummeret - og de tilknyttede arbejdsgivernumre - er tilmeldt e-arkiv (eller tidligere har været tilmeldt elektronisk returdata).
Hvis hovedarbejdsgivernummeret IKKE er tilmeldt e-arkiv
Hvis det KUN er de tilknyttede arbejdsgivernumre, der er tilmeldt e-arkiv (eller tidligere har været tilmeldt elektronisk returdata), kan du få adgang til deres lønmateriale i e-arkiv, hvis du åbner DataLøn internet via det tilknyttede arbejdsgivernummer og herfra åbner e-arkiv.
Sådan søger du i e-arkiv
I ’Indbakken’ finder du altid dit lønmateriale i den orden, det er produceret i. Linjerne i indbakken svarer til de kuverter, vi ellers ville sende til dig med posten.
Søgning efter alle bilag i en kørsel
Hvis du gerne vil se de bilag, der er produceret i en bestemt lønkørsel – f.eks. lønafregninger og bogføringsbilag - udvælger du denne lønkørsel i oversigten 'Indbakke'. Herefter udvælger du de dokumenter du gerne vil se på ved at klikke i den lille kasse til venstre for teksten, herefter klikker du enten på 'Åbn den valgte kørsel som PDF' eller ’Vis de valgte dokumenter’ under menupunktet 'Kørselsopgaver' i venstre side af skærmbilledet.
Klik nu på 'Åbn' i boksen 'Filoverførsel', hvis du har valgt ’Åbn de valgte dokumenter som PDF’, og du vil få vist bilagene i den valgte kørsel. Du kan bladre i de fremsøgte bilag med pilene øverst i skærmbilledet.
Søgning efter et enkelt bilag
I menuen i toppen af skærmbilledet finder du ’Søgeside’. Her kan du selv angive de kriterier du ønsker at søge efter.
I menuen øverst på klikker du på ’Søgeside’. Herefter i menuen i venstre side af skærmbilledet vælger du den bilagstype, du ønsker at søge frem. I felterne i højre side af skærmbilledet angiver du dine kriterier. Jo flere kriterier du angiver, jo færre bilag vil der fremkomme, idet din søgning bliver meget specifik.
Klik på det bilag du ønsker at se, og bilaget vil blive åbnet. Du kan bladre i de fremsøgte bilag med pilene øverst i højre hjørne af skærmbilledet.
Sådan printer du i e-arkiv
Når/hvis du skal printe dine dokumenter, anbefaler vi, at du åbner dem som PDF og printer dem herfra.
Print af alle bilag i en kørsel
Hvis du har valgt at søge bilag frem via 'Indbakke', kan du printe en kørsel helt eller delvist ved at udvælge den ønskede kørsel i højre side af skærmbilledet.
Under menupunktet 'Kørselsopgaver' i venstre side af skærmbilledet klikker du på 'Åbn den valgte kørsel som PDF'. Klik nu på 'Åbn' i boksen 'Filoverførsel', og du vil få vist den valgte kørsel. Klik derefter på printerikonet i øverste venstre hjørne.
Print af et enkelt bilag
Ønsker du at printe et enkelt lønbilag uden at åbne bilaget som PDF, skal du klikke på venstremenupunktet 'Vis den valgte kørsel'. Derefter klikker du på det dokument som du gerne vil printe, dokumentet åbnes og du kan herefter klikke på print ikonet øverst i venstre side af skærmbilledet.
Print af flere bilag
Ønsker du at printe flere lønbilag fra ’Søgeside’, skal du udvælge de bilag du ønsker at printe, når du har søgt bilagene frem i e-arkiv. Dernæst klikker på 'Åbn de valgte dokumenter som PDF' under menupunktet 'Dokument opgaver'.
Klik nu på 'Åbn' i boksen 'Filoverførsel', og de valgte bilag vil blive vist. Klik derefter på printerikonet i øverste venstre hjørne.
Sådan gemmer du egne dokumenter
Under menupunktet ’Egne dokumenter’ har du mulighed for at gemme dine egne dokumenter i e-arkiv – f.eks. ansættelseskontrakter og timesedler.
Vælg lønmodtager
Klik på ’Egne dokumenter’. I højre af skærmbilledet side finder du en liste over de lønmodtagere, du har oprettet. Har du mange lønmodtagere, kan du søge blandt dem i venstre side af skærmen. Klik på den lønmodtager, som du gerne vil gemme et dokument på.
Tilføj et dokument
Når du har markeret en lønmodtager, klikker du på ’Tilføj et dokument’ i menuen til venstre. Herefter har du mulighed for at vælge, om dit dokument vedrører løn eller ansættelsesforhold. Du vælger, hvad du selv mener passer bedst til det dokument, du skal gemme.
Herefter har du mulighed for at tilføje en beskrivelse og en lønperiode til dokumentet. Du klikker derefter på ’Vælg et dokument’, finder det dokument på din egen pc, som du gerne vil gemme i e-arkiv og klikker derefter på ’Gem’. Nu er dokumentet gemt på den lønmodtager, som du har valgt.
Når du gemmer et dokument på en lønmodtager, er der en max grænse på 4 MB. Hvis du prøver at gemme et dokument, der er større end 4 MB, vil du få en fejlmeddelse.
Dine dokumenter vil være synlige for Multidata's medarbejdere, der naturligvis er underlagt krav om fortrolighed.
Sådan skifter du søgekriterier på et gemt dokument
I menuen ’Egne dokumenter’ har du gemt et dokument, men du har måske har gemt det under ’Løn’, og det skulle have været under ’Ansættelsesforhold’. Du ændrer det ved at markere det dokumentet, du vil ændre på. I menuen til venstre klikker du på ’Skift søgekriterie for det valgte dokument’. Herefter vælger du, hvor du i stedet vil gemme dit dokument - det kunne være under en af de muligheder under ’Ansættelsesforhold’. Klik derefter på ’Skift søgekriterie’. Du kan nu se at dokumentet har skiftet navn.
Sådan knytter du et dokument til en anden lønmodtager
Hvis du har uploded et dokument til en forkert lønmodtager, har du mulighed for flytte dokumentet til an anden lønmodtager. Under ’Egne dokumenter’ markerer du det dokument, du vil flytte og klikker derefter på ’ Knyt dokument til anden Lønmodtager’,. Klik på ’vælg Lønmodtager’ , hvorefter der fremkommer et lille skærmbillede. I dette klikker du på ’Søg’ uden at have indtastet nogen informationer. Du vil nu få en liste frem over alle lønmodtagere. Klik nu på den lønmodtager, som du vil gemme dokumentet på. Herefter klikker du på ’Tilknyt anden Lønmodtager’ og dokumentet er flyttet til den nye lønmodtager, som du har valgt.
Sådan sletter du et gemt dokument
Under menuen ’Egne dokumenter’ har du mulighed for at slette et dokument, du har gemt på en lønmodtager. Du skal markere det dokument, som skal slettes. I menuen til venstre klikker du herefter på ’Slet dokument’ og du vil få et spørgsmål om ’ Er du sikker på at du vil slette det valgte dokument?’ Hvis du vil slette det, klikker du på ’OK’. Hvis du har fortrudt , at du er i gang med at slette dokumentet, klikker du på ’Annuller’.
Sådan markerer du et dokument/kørsel som behandlet
Markering af en kørsel som behandlet
Under menuen ’Indbakke’ vælger du den kørsel, som du har behandlet (f.eks. printet, bogført i eget system eller afstemt). Du skal sætte et flueben i kassen til venstre for den kørsel, som du vil markere. Herefter klikker du på ’Marker den valgte kørsel som behandlet’ i venstre side af skærmbilledet. Den kørsel du har valgt at markere, skifter nu farve.
Markering af et bilag som behandlet
I ’Indbakken’ åbner du først den kørsel, hvor det dokument ligger, som du gerne vil markere som behandlet. Det gør du ved at klikke på kørslen. Herefter vælger du det dokument, det drejer sig om, og sætter flueben i den lille kasse til venstre for teksten. I venstre side af skærmbilledet klikker du på ’Marker det valgte dokument som behandlet’. Bilaget skifter nu farve og er nu markeret som behandlet.
Sådan fortryder du at dokumentet/kørslen er markeret som behandlet
Uanset om det er en hel kørsel eller om det er et enkelt dokument, du gerne vil fjerne markeringen på, skal du markere kørslen/dokumentet ved at sætte flueben i den lille kasse til venstre for teksten. I venstre side af skærmbilledet skal du derefter klikke på ’Fortryd det valgte kørsels/dokuments markering som behandlet’. Farven på kørslen/dokumentet bliver nu fjernet, og kørslen/dokumentet er ikke længere markeret som behandlet.
Sådan gemmer du bilag lokalt
Ønsker du at gemme et enkelt bilag lokalt på din pc, skal du åbne dokumentet som PDF, klikke på ’Filer’ i top-menuen og derefter klikke på ’Gem kopi’.
Hvis du vil gemme en hel kørsel, vælger du kørslen under menuen ’Indbakke’. Når du har valgt den kørsel, du ønsker at gemme, skal du klikke på 'Åbn den valgte kørsel som PDF' under menupunktet 'Kørselsopgaver'.
Når du skal gemme dine lønbilag lokalt på din pc, skal du have installeret 'Adobe Reader'. Du kan downloade dette program gratis her.
Fil til økonomisystem
Hvis du modtager en fil fra DataLøn, til brug for import af data i dit økonomisystem, vil du, i DataLøn internet, fremover kunne finde filen ved at klikke på 'Fil til økonomisystem' under menupunktet 'Funktioner' i venstre side af skærmbilledet.
